Prozessoptimierung – die Prozessanalyse liefert das Optimierungspotenzial

Schlanke und effiziente Prozesse sind das A und O eines erfolgreichen Unternehmens. Die Ausgangssituation stellt sich in der unternehmerischen Praxis aber oftmals anders dar. Prozesse sind wenig standardisiert und nicht durchgängig dokumentiert, sie sind nicht auf dem aktuellen Stand und die Prozessdisziplin der Mitarbeiter lässt zu wünschen übrig. Daraus ergeben sich in vielen Betrieben große Optimierungspotentiale, die einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können.

Der erste Schritt in der Prozessoptimierung ist eine detaillierte Prozessanalyse. Sie liefert das Optimierungspotenzial und den Handlungsbedarf, um dieses zu heben. Hierfür gibt es verschiedene, gängige Methoden und Tools. Erfahrungsgemäß bieten sich 3 bewährte Tools immer wieder an:

• das Swimlane Diagramm
• die SWOT Analyse
• das Prozess Portfolio Diagramm

Das Swimlane Diagramm – eine Möglichkeit, Prozesse visuell darzustellen

In einem Swimlane Diagramm werden die prozessbeteiligten Personen, Gruppen, Organisationen oder Teilprozesse in sogenannten „Schwimmbahnen“ dargestellt. Die einzelnen Tätigkeiten werden dann als Prozesskästchen innerhalb der jeweiligen Schwimmbahn platziert. Durch diese Visualisierung werden vermeidbare Prozessschritte und Schnittstellen sichtbar.

Abb. 1: Swimlane-Diagramm (Quelle: CONSENZUM)

Die SWOT Analyse – die strategische Betrachtung von Prozessen

In einer SWOT-Analyse werden zunächst die Stärken (Strengths) und Schwächen (Weaknesses) eines Prozesses bestimmt und danach die Möglichkeiten (Opportunities) und Risiken (Threats) einer Prozessoptimierung erarbeitet. Um die Ergebnisse visuell darzustellen, werden die einzelnen Punkte in einer Matrix eingetragen. Die Stärken und Schwächen sind hierbei eine interne Betrachtung der Prozesse, während die Möglichkeiten und Risiken die Wirkung auf das Umfeld bewerten.

Abb. 2: SWOT-Analyse (Quelle: CONSENZUM)

Das Prozess Portfolio Diagramm – die einfache Form, Zusammenhänge zu visualisieren

Im Prozess Portfolio Diagramm werden die zu prüfenden Prozesse in einer Matrix hinsichtlich zweier Merkmale, beispielsweise „strategische Bedeutung“ und „Verbesserungspotential“ eingeordnet, wodurch sich Prioritäten und Zusammenhänge leicht ableiten lassen.

Abb. 3: Prozess-Portfolio (Quelle: CONSENZUM)

Die CONSENZUM Managementberatung ist der richtige Partner, wenn es um die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen geht.  Unsere Expertise und branchenübergreifende Erfahrung lässt uns die Optimierungspotentiale Ihrer Kernprozesse zuverlässig herausarbeiten und heben. Wir begleiten Sie auch über die Einführung der optimierten Prozesse hinaus, um Ihnen fortlaufend Verbesserungspotentiale aufzuzeigen.