Die Zeit ist reif für eine Finanzbuchhaltung 4.0

Die Buchhaltung und das Rechnungswesen haben schon immer einen zentralen Platz im Unternehmen eingenommen. Auch heute noch werden Vorgänge im Unternehmen in der Buchhaltung mit Geld bewertet und aufgezeichnet. Hier spielen sich einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Unternehmens ab. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen ist unausweichlich und wird einige Veränderungen mit sich bringen. Eine Finanzbuchhaltung 4.0 benötigt im Wesentlichen drei Dinge:

• Eine aktive Gestaltung
• Eine sehr gute Organisation
• Offenheit für neue Wege

Keine Angst vor digitalem Workflow

Laut einem Bericht der Bitkom aus dem Jahr 2020 arbeiten gerade einmal 6% der deutschen Unternehmen in Ihren gängigsten Arbeitsprozessen ohne Papier. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat eigene Abläufe, die hauptsächlich das Digitalisieren analoger Dokumente, die Übernahme bereits digitaler Dokumente und das Suchen und Finden dieser Unterlagen umfassen. Diese direkte Arbeit mit dem DMS wird jedoch verdrängt von der Integration der DMS-Funktionen in die eigentlichen digitalen Abläufe in der Fachanwendung. Die Integration der Ausgabefunktion des DMS in die Standardprogramme gilt auch in der Buchhaltung, wo aufgrund rechtlicher Vorgaben sehr viele Dokumente mit wesentlichen Dokumentationspflichten entstehen. Das bedeutet, dass die digitalen Dokumente durch den Buchhalter erstellt werden oder auf anderem Wege ins Unternehmen kommen. Der Zugriff auf die dann archivierten Dokumente erfolgt über die digitale Standardanwendung.

Gründe für eine Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung

Es gibt 4 schlagkräftige Argumente, die für eine Digitalisierung der FIBU sprechen:

• kürzere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten
• ortsunabhängiges Arbeiten
• Transparenzgewinn
• rechtskonforme Archivierung

Mit einer digitalen Verarbeitung von Rechnungen lassen sich die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen, da die Rückfragen den Kollgen:innen direkt digital vorliegen und keine Zeit für die „Zustellung“ verloren geht. Natürlich wirkt sich die kürzere Bearbeitungszeit positiv auf die Skontoerträge aus. Auch die eigentliche Bearbeitungszeit verkürzt sich, da die Prüfung/Freigabe formularbasiert unterstützt wird, wichtige Stammdaten automatisieren erkannt werden und die Anzahl an Rückfragen geringer wird (Dokumente gehen nicht verloren).

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist Homeoffice & Remote Work für viele Unternehmen zum Standard geworden. Diese Veränderung auf dem Arbeitsmarkt wir auch in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Mit einer digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung haben Unternehmen eine gute Antwort auf diese Veränderungen und können sich gegenüber ihren Mitarbeitenden modern präsentieren.

Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung haben berechtigte Mitarbeitende zu jeder Zeit volle Transparenz über den Status der Rechnung. Sie könne sich sämtliche Rechnungen zur Ansicht bringen und wissen, welche Auszahlungen in nächster Zeit anstehen. Und sollte doch mal eine Rückfrage „liegen bleiben“, müssen sie nicht erst herausfinden, bei wem die Rechnung aktuell liegt, sondern können es direkt in der Software prüfen. So sparen sie Zeit, Geld & Nerven.

Ganz nebenbei wird noch ein weiteres Problem gelöst. Rechnungen werden direkt rechtskonform elektronisch archiviert. Auch eine Suche von Rechnungen bleibt Mitarbeitenden zukünftig erspart; dank des digitalen Archivs müssen sie nie wieder Rechnungen suchen, sondern finden diese direkt. Egal ob alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Rechnungen eines Lieferanten angezeigt werden sollen, die Metadatensuche ermöglicht einen raschen Zugriff auf die benötigten Rechnungen.

Die Einführung sichert den Nutzen

Bleibt die Frage, ob sich eine solche Lösung auch für das eigene Unterhemen lohnt? Um es vorwegzunehmen: Ja.  Abb.1 zeigt im Überblick die 5 Schritte für eine erfolgreiche Einführung einer Finanzbuchhaltung 4.0.

Die CONSENZUM Managementberatung unterstützt im Rahmen der Kernkompetenz Prozessoptimierung mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung in der FIBU.