Collaboration Tools – Die Schlagkraft von Organisationen steigern

Collabortaion Tools unterstützen netzwerkübergreifendes, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten. Sie ermöglichen die Implementierung virtueller digitaler Teamarbeit. Unabhängig davon, ob die Teammitglieder in verschiedenen Büros, im Home Office oder von unterwegs arbeiten, es sind alle Beteiligten erreichbar und jeder kann auf die aktuellen Daten zugreifen und sich in Echtzeit austauschen.

Eine Collaboration Software unterstützt die Zusammenarbeit von Teams in Unternehmen sowie das Projektmanagement mit dem Ziel, das Wissens- und Informationsmanagement zu verbessern. Es gibt vor allem 4 Nutzenargumente, die für die Implementierung eines derartigen Tools sprechen (siehe Abb. 1)

Höhere Effizienz

Collaboration Tools unterstützen die schnelle und unkomplizierte Absprache im Unternehmen, sowie mit externen Prozessbeteiligten. Der schnelle Austausch von Informationen untereinander zählt zu den Kernfunktionalitäten einer derartigen Software. Abgestimmte und optimierte Arbeitsprozesse führen generell zu einer höheren Effizienz im Unternehmen. Ein Collabortaion Tool ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf vorhandene Daten, schafft eine  bessere Übersicht und stellt einfache Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wichtig dabei ist die ganzheitliche Arbeitsstruktur im Unternehmen, sprich, das Zusammenspiel von Prozessen, Methoden und Organisationen, die durch den Einsatz der Software ermöglicht wird.

Höhere Aktualität

Ein Collaboration Tool stellt sämtliche Projektaktualisierungen und den Projektstatus übersichtlich dar, sodass alle Beteiligten zu jeder Zeit bestens über den aktuellen Stand informiert sind. Das erzeugt ein einheitliches Bild und fördert eine realistische Diskussion unter den Projektteilnehmern über die weitere Planung. Gleichzeitig unterstützt ein derartiges Tool auch eine Fehlersuche innerhalb des Projekts. Sind Fehler identifiziert, können sie künftig vermieden werden.

Höhere Produktivität

Die Projektarbeit geht in vielen Bereichen in Richtung agiler Methoden. Kurze Sprints und eine regelmäßige Abstimmung sind ein wesentliches Kennzeichen dieser Methoden. Collaboration Tools bringen hier einen echten Mehrwert. Die Validität von Entscheidungen steigt und Entscheidungsprozesse werden beschleunigt. Bessere und effizientere Kommunikation führt in der Regel dazu, dass sich Teammitglieder auf qualifizierte Aufgaben konzentrieren können und schneller das gewünschte Ergebnis erreichen.

Zeit- und Kostenersparnis

Da mit der Software alles zentral und in einem einzigen Tool übersichtlich dokumentiert und gespeichert wird, reduziert sich die Anzahl von notwendigen To-do-Meetings und Statusbesprechungen. Mit einem Collaboration Tool haben alle Teammitglieder mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit und benötigen weniger Zeit für Organisatorisches.

Zusammenfassend heben Collaboration Tools die Qualität agiler und mobiler Projektarbeit sowie entsprechender Initiativen der Prozessoptimierung, und das unabhängig vom Standort der beteiligten Mitarbeiter. Sie sorgen für die notwendige Übersicht, dienen als Kommunikationswerkzeug und heben die Produktivität.

 

Die CONSENZUM Managementberatung hat eine Kernkompetenz in der hersteller-unabhängigen Prozess- und Systemberatung. Wir zeigen Unternehmen auf, welche Potentiale durch den richtigen Einsatz eines Collaboration Tools gehoben werden können. Die Einführung eines solchen Systems gehört dabei genauso zum Leistungsspektrum, wie die Begleitung im laufenden Betrieb, um das Optimierungspotenzial voll auszuschöpfen.

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