Die Schlagkraft einer Vertriebsorganisation hat zwei Dimensionen, die Erzielung generischen Wachstums für das Unternehmen und die Effizienz in der Kundenbetreuung, mit der dieses Wachstum realisiert wird. Der Vertriebsaußendienst nimmt im B2B-Vertrieb dabei eine Schlüsselrolle ein. Mangelt es an Klarheit in der Verantwortung für die Ausschöpfung des Marktpotenzials im definierten Spielfeld, bleibt sehr rasch beides auf der Strecke. Das Gebietsdesign ist ein wichtiger Treiber in der organisatorischen Umsetzung einer definierten Vertriebsstrategie.

Die Schlagkraft einer Vertriebsorganisation ist in einem erheblichen Ausmaß von der verkaufsaktiven Zeit der VertriebsmitarbeiterInnen abhängig. Untersuchungen zeigen, dass speziell in Außendienstorganisationen die verkaufsaktive Zeit nur einen Bruchteil der gesamten Arbeitszeit ausmacht. Auch wenn die Qualität von Kundenbesuchen vor der Quantität geht, ist die Schlagzahl am Ende des Tages eine relevante Steuerungsgröße für die Effizienz einer Vertriebsorganisation. Ein hoher Reifegrad im Steuerungsmodell nützt intelligentes qualitatives Schlagzahl-Management als einen bedeutenden Hebel in der verhaltensorientierten Vertriebssteuerung.

Die Vertriebsplanung definiert den Fokus in der Vertriebsarbeit. Sie ist der Ausgangspunkt jeder Vertriebssteuerung. Wie oft wird aber die Planung schubladisiert und bleibt damit ohne Relevanz für die operativen Vertriebsaktivitäten? Mögliche Gründe liegen im fehlenden Detail, in der mangelnden Abbildung in den Dashboards oder in Defiziten der Vertriebssteuerung. Ausgewählte Instrumente des Abweichungsmanagements helfen den im Plan definierten Fokus während des Jahres beizubehalten.

Variable Vergütungssysteme im Vertrieb sind weit verbreitet. Dahinter stecken die im Ver-gleich zu anderen Unternehmensbereichen einfache Messbarkeit der Performance und die überholte Einstellung, dass im Vertrieb vorrangig monetäre Motivationsinstrumente greifen. Provisionssysteme sind die häufigste Spielart. In Kombination mit niedrigen Grundgehältern führen sie zu einer starken Variabilisierung der Vertriebskosten. Der rein ergebnisorientierte Steuerungscharakter setzt aber Grenzen in der vertrieblichen Leistungsentwicklung.

Der Vertrieb ist eine Spielwiese für extrinsische Motivationsinstrumente. Variablen Vergütungssystemen kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Geht es nicht nur um rein ergebnisorientierte Vertriebssteuerung, kommt die Zielvereinbarung ins Spiel. Sie soll die VertriebsmitarbeiterInnen auf die wesentlichen vertrieblichen Ziele des Unternehmens fokussieren. Was im Ansatz gut gemeint ist, geht oft nach hinten los. Bleibt die Identifikation der MitarbeiterInnen auf der Strecke, werden die Ziele abgehackt und am Ende wartet die Frustration für beide Seiten, das Vertriebsteam und die Führungskraft.

Wenn es ihm Vertrieb nicht mehr darum geht, irgendeiner Verkaufschance nachzujagen, sondern die „richtige“ zu identifizieren, zu nützen und das Potenzial einer Kundenbeziehung langfristig auszuschöpfen, ist ein Unternehmen reif für CRM. Wird das Thema auf eine Software reduziert, bleiben die Fragen nach dem „Warum“ und dem „Wozu“ auf der Strecke. Der Widerstand der Vertriebsorganisation, ausgelöst durch die Angst vor Statusverlust, Transparenz und Kontrolle, ist dann vorprogrammiert.

Der Motor eines B2B-Vertriebs ist die Außendienstorganisation, die im operativen Geschäft vom Vertriebsinnendienst unterstützt wird. Die Mitarbeiter*innen im Vertriebsaußendienst sind die Träger der Kundenbeziehungen. Wenn das organisatorische Instrument der Gebietsverantwortung fehlt, konzentriert sich die Vertriebsarbeit auf die Bestandskunden und Wachstum wird nur mehr bei starkem Rückenwind der Branchenkonjunktur erzielt. Dreht der Wind, bleibt das generische Wachstum auf der Strecke.

In Käufermärkten, wie sie heute in den meisten Branchen vorherrschen, ist die Absatz- und Verkaufsplanung der Ausgangspunkt für die Unternehmensplanung. Der Absatz ist der Engpassfaktor, an dem sich die übrigen Bereichsplanungen im Unternehmen ausrichten. Wenn der Kundenbezug in der Verkaufsplanung fehlt, hat sie wenig Relevanz für die tägliche Vertriebsarbeit. Sie wird schubladisiert und die Vertriebssteuerung orientiert sich wieder an der Performance des Vorjahres.

Die Bestandskundenentwicklung ist neben der Neukundengewinnung der Haupttreiber für die Generierung generischen Wachstums im Unternehmen. Vor allem in Branchen, wo der Rückenwind der Branchenentwicklung gedreht hat und frontal von vorne kommt, verdient ein Vertriebsprozess besondere Beachtung, nämlich das Anfragemanagement. Es ist immer der richtige Zeitpunkt, sich diesen Prozess genauer anzusehen, um als Auftragskaiser mehr aus dem Tagesgeschäft herauszuholen.

Wenn der Rückenwind des Marktwachstums nachlässt und der Wettbewerb um die Kunden und deren Wallet intensiver wird, ist der Vertrieb besonders gefordert, die PS auf die Straße zu bringen. Die Effektivität und Effizienz der Vertriebsprozesse stehen auf dem Prüfstand. Die Zeit für individuelle Arbeitsweisen ist dann abgelaufen, die Implementierung und Steuerung von Prozess-Standards ist angesagt. Selbst gute Prozesse können immer noch besser gemacht werden, lautet ein Credo in der Prozessoptimierung.